Phi na prática: contabilidade

setembro 27, 2017 By instituto-phi

A contabilidade pode parecer um assunto complicado, mas uma vez que está inserida no dia-a-dia torna-se fácil. Essa é uma ferramenta de transparência indispensável, tanto para conhecimento interno do que acontece na instituição, quanto para que pessoas de fora possam confiar no trabalho.

Existem regras e padrões internacionais para fazer a contabilidade, seja de empresas, governo ou projetos sociais. É necessário adotar essa linguagem universal para que pessoas de diferentes lugares possam entender a prestação de contas.

Além desse padrão, existem práticas que podem estar inseridas na rotina para facilitar os processos contábeis mais burocráticos. E são essas práticas que compartilhamos aqui.*

Em primeiro lugar, funciona muito ter contas bancárias separadas para gastos administrativos e de projetos. É um jeito prático de ter melhor controle das entradas e saídas dos recursos e assim o controle contábil também é facilitado.
 
Fazemos o fechamento de registros das entradas e saídas dos recursos do mês até o 5º dia útil, ou dia 05 do mês seguinte (se tiver pouco movimento). Ter uma data fixa mensal para checar todos os registros cria em toda a equipe o hábito de organizar a contabilidade, no mínimo, mensalmente, sem acumular trabalho e facilitando tarefas – tais como lembrar o que significa cada um dos recibos do mês.

Para dúvidas do do dia-a-dia, que fatalmente surgem, buscamos orientação com um escritório de contabilidade/contador de confiança. Assim, evitamos cometer erros que vão precisar ser revistos no futuro. A mesma coisa vale na hora de pagar impostos e tributos. Procuramos estar sempre em dia com os prazos estabelecidos para recolhimento para não gerar futuros problemas trabalhistas ou fiscais.

Anualmente realizamos uma auditoria externa contábil. Essa prática não é obrigatória, mas gera credibilidade. É indispensável que a auditoria seja realizada por empresa independente, sem vínculo com o escritório/contador que presta serviço recorrente. 

Por fim, é importante que exista um processo interno para produção de relatórios de atividades e prestação de contas periódicos e que essas informações sejam de fácil acesso. Podem ser, por exemplo, publicadas no site da instituição, para garantir o máximo de transparência e credibilidade. 

Seguindo essas práticas, garantimos que o trabalho não fique acumulado e que seja feito com seriedade!

*Práticas como essas, usadas pelo Phi, podem ser vistas no curso gratuito “Contabilidade do Terceiro Setor” da Escola Aberta do Terceiro Setor, no link: http://escolaaberta3setor.org.br/