Phi na prática: transparência e compliance

outubro 18, 2017 By instituto-phi

Hoje daremos sequência à série “Phi na prática”, onde falamos sobre processos do Instituto Phi. O tema do post é transparência e compliance, conceitos fundamentais para nós e tema de uma palestra que fizemos no último mês para projetos sociais a convite da Agência do Bem e doMetrô Rio.

Gerenciar uma organização social é uma função de enorme responsabilidade e a transparência é um item muito importante para mostrar que os recursos estão sendo administrados da melhor maneira possível. Isso quer dizer, na prática, produzir relatórios de atividades e prestação de contas periódicos, ter um orçamento bem detalhado e publicar o balanço contábil no site.

No Phi temos um escritório de contabilidade, fechamos números mensalmente e atualizamos nossa planilha de gastos para acompanhar se estamos trabalhando dentro do que foi planejado. Uma vez por ano, fazemos uma auditoria em todas as nossas contas e contratos, o que quer dizer que um profissional externo, totalmente isento, valida as ações que ocorrem no dia a dia da organização.

Outra prática importante é a emissão de um recibo para cada doação recebida. Isso dá segurança ao doador e a certeza que o recurso está sendo utilizado para o fim devido.

Um tema correlato a transparência é compliance, termo em inglês que pode ser traduzido como conformidade.

As organizações devem possuir um conjunto de procedimentos e controles internos para que verifiquem de forma constante sua conformidade em relação às normas específicas de suas áreas de atuação. O ideal é ser proativo a fim de evitar estar fora da conformidade, eliminando e mitigando eventuais custos com multas, ações judiciais e passivos ocultos, tais como impostos não recolhidos.

Ter processos bem definidos evita, por exemplo, que a Ata da organização fique vencida, bloqueando a conta bancária, ou que se perca a inscrição para um edital por ter alguma documentação fora da validade.

Manter a transparência internamente e externamente gera confiança e credibilidade. Ter práticas de transparências no dia-a-dia coloca a organização em um novo patamar.